Οι βάσεις δεδομένων που χειρίζονται οι βιβλιοθήκες αποτελούν κεντρικό μέρος των εργασιών τους και εμφανίζουν συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που είναι ιδιαίτερου ενδιαφέροντος τόσο για την ίδια τη βιβλιοθήκη, όσο και για τους χρήστες αυτής. Ειδικότερα:
(α) Κατάλογοι, θησαυροί και άλλοι πόροι που παράγονται και χρησιμοποιούνται από την ίδια τη βιβλιοθήκη.
- η καταλογογράφηση του υλικού της βιβλιοθήκης αποτελεί αυτή καθεαυτή βάση δεδομένων, η οποία πιθανότατα θα έχει αρκετή πρωτοτυπία, εξαιτίας της σύνθεσής της, ώστε να προστατεύεται τόσο από το δικαίωμα του δημιουργού (ως πρωτότυπη βάση), όσο και από το ιδιόρρυθμο δικαίωμα του κατασκευαστή βάσης δεδομένων, εάν δεν πληρεί τις προϋποθέσεις πρωτοτυπίας που απαιτεί ο νόμος. Αντίστοιχα ισχύουν και για την περίπτωση των θησαυρών, ελεγχόμενων λεξιλογίων και άλλων πόρων που χρησιμοποιεί η βιβλιοθήκη προκειμένου να πραγματοποιήσει τις βασικές της λειτουργίες.
- Στην περίπτωση που ο κατάλογος της βιβλιοθήκης εμπλουτίζεται από εγγραφές ή στοιχεία που έρχονται από τρίτες πηγές, θα πρέπει να διασφαλισθεί ότι τα στοιχεία αυτά έχουν εκκαθαριστεί, δηλαδή ότι η βιβλιοθήκη έχει λάβει όλες τις απαραίτητες άδειες προκειμένου να χρησιμοποιεί και διαθέτει τη σχετική βάση χωρίς περιορισμούς. Κάτι τέτοιο είναι ιδιαιτέρως σημαντικό, καθώς η βιβλιοθήκη είναι δυνατόν να διαθέτει το σχετικό υλικό τόσο σε τελικούς χρήστες, όσο και σε άλλες βιβλιοθήκες ή ενώσεις αυτών (π.χ. στο συλλογικό κατάλογο κλπ).
(β) Βάσεις δεδομένων που ανήκουν σε τρίτους και οι οποίες δίδονται ως υπηρεσία σε χρήστες της βιβλιοθήκες
- Σε σχέση με τα μεταδεδομένα αυτών των βάσεων δεδομένων, ειδικά όταν αφορούν σε περιοδικά που θα πρέπει να καταλογογραφούνται, θα πρέπει να διασφαλισθεί ότι η βιβλιοθήκη έχει λάβει όλες τις σχετικές άδειες, ώστε να είναι δυνατός ο εμπλουτισμός και επικαιροποίηση των υπαρχόντων βάσεων δεδομένων που έχει ήδη στη διάθεσή της. Πρόκειται ουσιαστικά για υποπερίπτωση της κατηγορίας (α), η οποία όμως αφορά συγκεκριμένες βάσεις δεδομένων που αποκτά η βιβλιοθήκη είτε απευθείας από τους εκδότες, είτε από τρίτους παροχείς τέτοιων βάσεων δεδομένων στις βιβλιοθήκες.
- Σε σχέση με το ίδιο το περιεχόμενο (άρθρα περιοδικών και ηλεκτρονικά βιβλία), η πρόσβαση σε αυτό διαμορφώνεται ουσιαστικά από τους όρους της συνδρομής οι οποίοι θα πρέπει να επικοινωνούνται στο χρήστη με την παροχή των σχετικών κωδικών σε αυτόν. Εδώ, θα πρέπει να προσδιορίζονται οι όροι (π.χ. αν είναι ανοικτή ή περιορισμένη πρόσβαση) και ο τόπος πρόσβασης (π.χ. αν θα είναι στο χώρο της βιβλιοθήκης ή κάπου αλλού)