Προσωπικά δεδομένα είναι κάθε πληροφορία που αφορά σε ένα φυσικό πρόσωπο, το οποίο μπορεί να ταυτοποιηθεί άμεσα ή έμμεσα. Παραδείγματα: ονοματεπώνυμο, διεύθυνση e-mail, ΑΦΜ, αριθμός μητρώου φοιτητή, IP διεύθυνση, ήχο ή εικόνα που αποκαλύπτει ταυτότητα.

Ειδικές κατηγορίες δεδομένων (ή «ευαίσθητα») είναι πληροφορίες που απαιτούν αυξημένη προστασία, όπως: δεδομένα υγείας ή γενετικά στοιχεία, πολιτικές, θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις, σεξουαλικός προσανατολισμός, συνδικαλιστική δράση, βιομετρικά δεδομένα (π.χ. δακτυλικά αποτυπώματα).

Για παράδειγμα, αν σε μια έρευνα συλλέγονται απαντήσεις για την ψυχική υγεία φοιτητών, αυτά τα στοιχεία θεωρούνται ευαίσθητα δεδομένα και η επεξεργασία τους απαιτεί αυξημένα μέτρα ασφαλείας και ρητή συγκατάθεση. Η διάκριση αυτή είναι ουσιώδης για τους ερευνητές και τις βιβλιοθήκες, γιατί καθορίζει ποιο νομικό υπόβαθρο χρειάζεται και ποια μέτρα ασφάλειας πρέπει να ληφθούν (π.χ. ανωνυμοποίηση, περιορισμένη πρόσβαση, αποθήκευση σε κρυπτογραφημένο χώρο).