Ο όρος “επεξεργασία” καλύπτει κάθε ενέργεια που γίνεται πάνω σε δεδομένα: συλλογή, καταγραφή, αποθήκευση, χρήση, κοινολόγηση, τροποποίηση ή διαγραφή. Ακόμα και η απλή προβολή ενός αρχείου με προσωπικές πληροφορίες θεωρείται μορφή επεξεργασίας. Στην πράξη, επεξεργασία πραγματοποιείται όταν ένας καθηγητής κρατά λίστα με βαθμολογίες φοιτητών, όταν μια βιβλιοθήκη παρακολουθεί το ιστορικό δανεισμών, όταν ένας ερευνητής αποθηκεύει απαντήσεις συμμετεχόντων, ή όταν ανεβαίνουν φωτογραφίες από πανεπιστημιακή εκδήλωση. Η επεξεργασία πρέπει πάντα να στηρίζεται σε νομική βάση (όπως συγκατάθεση, εκπλήρωση σύμβασης, έννομο συμφέρον, νομική υποχρέωση ή δημόσιο συμφέρον) και να γίνεται με ασφαλή τρόπο. Είναι σημαντικό να καταγράφεται ποιος έχει πρόσβαση στα δεδομένα, για ποιο σκοπό, και για πόσο χρόνο. Οι φορείς οφείλουν να διατηρούν αρχεία δραστηριοτήτων επεξεργασίας, ειδικά όταν επεξεργάζονται δεδομένα σε μεγάλη κλίμακα ή για ερευνητικούς σκοπούς.

Στην έννοια της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων περιλαμβάνεται οποιαδήποτε από τις παρακάτω μεμονωμένες ενέργειες ή και συνδυασμός τους:

1. Η συλλογή τους
2. Η καταχώριση/ οργάνωσή τους
3. Η διάρθρωση/ αποθήκευσή τους
4. Η τροποποίηση/ χρήση/ διαβίβασή τους
5. Η αναζήτηση πληροφοριών/ ανάκτησή τους
6. Η κάθε μορφής διάθεση/ συσχέτιση τους ή
7. Η διαγραφή/ καταστροφή τους

Από οποιαδήποτε από τις παραπάνω ενέργειες προκύπτουν υποχρεώσεις για την εξασφάλιση της νομιμότητας της επεξεργασίας τους. Από τη δε παράλειψη τήρησης αυτών προκύπτει σωρεία κυρώσεων τόσο διοικητικών όσο και ποινικών.

Παράδειγμα: Η συμπλήρωση φόρμας υποβολής ερωτήματος από τον χρήστη μιας ιστοσελίδας, στην οποία συμπεριλαμβάνεται το ονοματεπώνυμο και το e-mail του, συνεπάγεται ότι ο λήπτης του ερωτήματος/ διαχειριστής θα συλλέξει τα προσωπικά δεδομένα του χρήστη και αυτή του η ενέργεια συνιστά “επεξεργασία”.